在合同簽訂和履行的過(guò)程中,很多合同原件保存不善,僅保存了合同的傳真件、掃描件，這樣是存在很大的法律風(fēng)險(xiǎn)隱患的。在合同管理中一直強(qiáng)調(diào)保全合同原件的重要性，因?yàn)樵?、傳真件和掃描件的法律效力及證明力存在天壤之別。本文就對(duì)合同原件、傳真件和掃描件的法律效力及區(qū)別做簡(jiǎn)要闡述，僅作參考。
合同原件的法律效力
合同原件是指經(jīng)雙方當(dāng)事人合議一致后簽字或加蓋雙方印章的合同文本，合同原件是合同法規(guī)定的 “書(shū)面形式”中最具有法律證明力的一種，合同原件在證據(jù)學(xué)上可被認(rèn)定為直接證據(jù)和原始證據(jù)，是一種直接來(lái)源于爭(zhēng)議事實(shí)而且可以單獨(dú)、直接證明爭(zhēng)議事實(shí)的證據(jù)，法院一般都予以直接采信。
傳真件的法律效力
傳真件也屬于合同書(shū)面形式的一種，但是與原件相比較，傳真件性質(zhì)的不同會(huì)影響其法律效力：由雙方互相傳真并直接就其所載內(nèi)容進(jìn)行修改或確認(rèn)的傳真件可視為原件，但僅以傳輸文本、圖像為目的的傳真件在性質(zhì)上類(lèi)似于復(fù)印件，屬于效力待定的證據(jù)，不能單獨(dú)作為認(rèn)定案件事實(shí)的證據(jù)。
其次，應(yīng)根據(jù)客觀情況判斷傳真件證明力大小。有時(shí)，即使傳真件的性質(zhì)屬于原件，仍不能單獨(dú)作為認(rèn)定案件事實(shí)的證據(jù)。比如，在當(dāng)事人相互要約、承諾過(guò)程中所使用的傳真件，只要一方的承諾尚未成立，該傳真件就不能作為認(rèn)定合同關(guān)系成立的證據(jù)；或者，在可以證明合同關(guān)系成立的傳真件之后，雙方當(dāng)事人就約定事宜又簽署了正式合同文本，則該傳真件也不能作為認(rèn)定合同內(nèi)容的證據(jù)。
最后，在認(rèn)定傳真件的證據(jù)效力前，要先鑒別傳真件的真實(shí)性。傳真件的內(nèi)容可以通過(guò)復(fù)印等手段進(jìn)行變?cè)?，因此，傳真件在作為原件時(shí)雖具有完全證據(jù)效力，但一般仍需要通過(guò)其他證據(jù)佐證其真實(shí)性。
對(duì)于確認(rèn)傳真件的證據(jù)效力，首要方法是詢(xún)問(wèn)對(duì)方當(dāng)事人對(duì)傳真件的質(zhì)證意見(jiàn)。若對(duì)方當(dāng)事人不予認(rèn)可，則進(jìn)一步詢(xún)問(wèn)傳真件上的傳真標(biāo)志、傳真號(hào)碼等是否屬于該當(dāng)事人所有。如對(duì)方不置可否，可依照 《民事訴訟證據(jù)規(guī)定》第八條第二款來(lái)確認(rèn)傳真件證據(jù)效力。
另外，也可查詢(xún)電信部門(mén)發(fā)出傳真方的電話(huà)機(jī)在特定時(shí)間傳真的檔案記錄，與傳真件相對(duì)照。該等證據(jù)的取得可能需要依法申請(qǐng)法律調(diào)取，電信部門(mén)的檔案記錄保存時(shí)間也需要引起注意。
掃描件的法律效力
從證據(jù)角度來(lái)說(shuō)，掃描件是圖片，作為復(fù)印件的形式存在，從技術(shù)上可以被篡改，因此單單掃描件的證明效力是很低的，除非對(duì)方對(duì)掃描件認(rèn)可，否則需要提供其它相關(guān)證據(jù)進(jìn)行佐證，形成證據(jù)鏈條，掃描件才能作為定案證據(jù)，從而具有較高證明效力。
掃描件相當(dāng)于復(fù)印件，僅憑此去打官司是很難得到法院支持。原件也可能被篡改，但可以被鑒定出來(lái)，如原件真實(shí)，可以作為認(rèn)定事實(shí)的證據(jù)，而掃描件即使鑒定真實(shí)，仍不能直接作為證據(jù)認(rèn)定，這就是兩者區(qū)別。
實(shí)務(wù)操作中的注意事項(xiàng)
證明力最強(qiáng)的是加蓋公章的合同原件！但在實(shí)務(wù)操作過(guò)程中存在某些實(shí)際困難以致無(wú)法獲取原件，只能取得相關(guān)傳真件或掃描件，雖然傳真件和掃描件都具有一定的法律效力，但無(wú)論是掃描件、傳真件還是原件，只要是合同，就一定要用公章，否則便談不上證明力度。如果是掃描件最好用彩色掃描，傳真件、掃描件均需保留原件，必要時(shí)進(jìn)行比對(duì)，才能真正具備法律效力。
同時(shí)為了使傳真件和掃描件的法律效力更高，可以在合同中附加一句“雙方均同意傳真件、掃描件具有同等法律效力”。
另外在合同簽訂和履行過(guò)程中，合同雙方可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)電子郵箱或QQ等傳輸合同、合同履行簽認(rèn)等電子文本，并保存相關(guān)記錄，以備發(fā)生糾紛時(shí)做證據(jù)使用。
點(diǎn)評(píng)
通過(guò)上述內(nèi)容的解答，相信各位讀者對(duì)合同原件、傳真件和掃描件的法律效力及區(qū)別有了認(rèn)識(shí)，在合同管理及保管上，一定要保存好合同原件。
值得一提的是，使用合法電子簽章軟件簽訂的電子合同原件法律效力等同于紙質(zhì)合同原件，證明力與紙質(zhì)合同原件一樣。
